Datenschutzhinweise

Datenschutzhinweise für Websitebesucher, Interessenten, Kunden und Geschäftspartner

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur Verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben.

Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine sichere und fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Daten, die Sie uns mitteilen, verarbeiten wir insbesondere zur Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie gegebenenfalls zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

2. Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

All-Inkl

Anbieter ist die ALL-INKL.COM - Neue Medien Münnich, Inh. René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf (nachfolgend All-Inkl). Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von All-Inkl: https://all-inkl.com/datenschutzinformationen/.

Die Verwendung von All-Inkl erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

3. Allgemeine Hinweise und Pflicht­informationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Andreas Saupe
Essener Str. 100
04357 Leipzig

Telefon: +49 151 42026553
E-Mail Adresse: a.saupe@pruefpro.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung auf dieser Website

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät (z. B. via Device-Fingerprinting) eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind (z. B. Weitergabe von Daten an Steuerbehörden), wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten unserer Kunden nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter. Im Falle einer gemeinsamen Verarbeitung wird ein Vertrag über gemeinsame Verarbeitung geschlossen.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DENEN EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).

Beschwerde­recht bei der zuständigen Aufsichts­behörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Recht auf Daten­übertrag­barkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

  • Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
  • Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Quelle: https://www.e-recht24.de

4. Kontaktaufnahme und Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail, telefonisch oder über einen anderen von uns angebotenen Kommunikationsweg kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Hierzu können insbesondere folgende Daten gehören:

  • Name und Kontaktdaten,
  • Unternehmens- und Funktionsangaben,
  • Inhalt und Zeitpunkt Ihrer Nachricht,
  • übermittelte Unterlagen und Anhänge,
  • Angaben zu einem Auftrag, Projekt, Gebäude, einer technischen Anlage oder einem Prüfvorgang.

Bei Verwendung des Kontaktformulars verarbeiten wir die dort eingegebenen Angaben. Pflichtangaben sind erforderlich, damit wir Ihre Anfrage zuordnen und bearbeiten können. Weitere Angaben erfolgen freiwillig.

Soweit Ihre Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit Ihnen dient, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Anfragen von Beschäftigten oder Ansprechpartnern eines Unternehmens sowie bei sonstigen geschäftlichen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten, nachvollziehbaren und effizienten Bearbeitung geschäftlicher Kommunikation.

Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten erforderlich ist, erfolgt sie zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die im Rahmen einer Kontaktaufnahme verarbeiteten Daten werden gelöscht, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine vertraglichen, gesetzlichen oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen. Führt die Anfrage zu einem Vertrag oder Auftrag, werden die Daten im Rahmen der Kunden- und Auftragsverarbeitung weiterverarbeitet.

5. Verarbeitung von Kunden-, Auftrags- und Prüfdaten

Im Rahmen der Anbahnung, Durchführung und Abwicklung unserer Geschäftsbeziehungen und Prüftätigkeiten verarbeiten wir personenbezogene Daten von Interessenten, Kunden, Auftraggebern, Ansprechpartnern, Eigentümern, Betreibern, Planern, ausführenden Unternehmen und weiteren Projektbeteiligten.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Namen, Anschriften und Kontaktdaten,
  • Unternehmen, Funktion und betriebliche Zuordnung,
  • Angebots-, Vertrags- und Auftragsdaten,
  • Termin- und Kommunikationsdaten,
  • Objekt-, Anlagen-, Projekt- und Standortdaten,
  • technische Unterlagen, Pläne, Protokolle und Prüfdokumentationen,
  • Fotografien und sonstige Nachweise,
  • Rechnungs-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten,
  • Angaben zur Durchführung und zum Ergebnis von Prüfungen,
  • Korrespondenz mit Auftraggebern und Projektbeteiligten.

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

  • Bearbeitung von Anfragen und Erstellung von Angeboten,
  • Planung und Durchführung von Prüf- und Sachverständigenleistungen,
  • Terminabstimmung und Kommunikation mit Projektbeteiligten,
  • Dokumentation und Nachweis der erbrachten Leistungen,
  • Erstellung und Verwaltung von Prüfberichten und sonstigen Unterlagen,
  • Rechnungsstellung und Buchhaltung,
  • Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Pflichten,
  • Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung von Daten betrieblicher Ansprechpartner und sonstiger Projektbeteiligter erfolgt regelmäßig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der ordnungsgemäßen Durchführung und Dokumentation des jeweiligen Auftrags sowie in einer verlässlichen Kommunikation mit allen Beteiligten.

Soweit gesetzliche Dokumentations-, Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Herkunft der Daten

Personenbezogene Daten erhalten wir grundsätzlich unmittelbar von Ihnen. Daneben können wir personenbezogene Daten im Rahmen eines Auftrags von Ihrem Arbeitgeber, Auftraggeber oder von anderen am jeweiligen Projekt beteiligten Stellen erhalten.

Hierzu können insbesondere gehören:

  • Bauherren, Eigentümer und Betreiber,
  • Auftraggeber und Generalunternehmer,
  • Planungs- und Ingenieurbüros,
  • Errichter, Fachunternehmen und Wartungsunternehmen,
  • Hausverwaltungen und Facility-Management-Unternehmen,
  • Behörden und sonstige öffentliche Stellen,
  • Versicherungen oder andere zur Mitwirkung berechtigte Stellen,
  • öffentlich zugängliche Quellen, soweit deren Nutzung für den jeweiligen Zweck zulässig und erforderlich ist.

Die indirekt erhobenen Daten umfassen regelmäßig Kontakt- und Funktionsdaten sowie auftrags-, objekt-, anlagen- oder projektbezogene Informationen.

7. Microsoft 365, Exchange Online, OneDrive und Power Automate

Wir verwenden Microsoft 365 und Dienste der Microsoft Power Platform zur Abwicklung unserer geschäftlichen Kommunikation und zur Organisation unserer Arbeitsabläufe. Hierzu gehören insbesondere Exchange Online beziehungsweise Outlook, OneDrive und Microsoft Power Automate.

Anbieter für den Europäischen Wirtschaftsraum ist insbesondere:

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18
Irland

Über Microsoft 365 und OneDrive können insbesondere E-Mails, Kontaktdaten, Dokumente, Anhänge, Kunden- und Projektdaten, technische Unterlagen sowie auftrags- und abrechnungsbezogene Informationen verarbeitet und gespeichert werden.

Microsoft Power Automate wird eingesetzt, um definierte Arbeitsabläufe zu automatisieren. Hierzu können insbesondere die Erkennung eingehender Nachrichten, die Weiterleitung an festgelegte Bearbeitungsschritte, die Zuordnung zu Kunden oder Projekten, die strukturierte Ablage und die Übergabe erforderlicher Daten an andere eingesetzte Geschäftsanwendungen gehören.

Microsoft verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag. Mit Microsoft besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Zweck der zugrunde liegenden Verarbeitung. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen und auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur sicheren, geordneten und effizienten Organisation unserer geschäftlichen Abläufe.

Microsoft hat für Microsoft 365 und Power Platform eine sogenannte EU-Datengrenze eingerichtet. Gleichwohl können in dokumentierten Ausnahmefällen, aufgrund bestimmter Funktionen, aufgrund von Support- und Sicherheitsvorgängen oder durch eine vom Kunden veranlasste Verbindung mit einem externen Dienst Daten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Soweit eine Drittlandübermittlung stattfindet, erfolgt sie auf Grundlage der gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

8. Lexware Office

Für die Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Rechnungen, Kunden- und Lieferantendaten, Buchungsunterlagen, Belegen und Zahlungsvorgängen verwenden wir Lexware Office.

Im Rahmen dieser Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Namen und Kontaktdaten von Kunden, Lieferanten und Ansprechpartnern,
  • Unternehmens- und Rechnungsanschriften,
  • Angebots-, Auftrags- und Rechnungsdaten,
  • Bankverbindungen und Zahlungsinformationen,
  • Belege, Buchungsdaten und steuerlich relevante Unterlagen,
  • Angaben zu erbrachten oder bezogenen Leistungen.

Auftragsverarbeiter für Lexware Office ist nach den aktuellen Vertragsunterlagen:

Haufe Service Center GmbH
Munzinger Straße 9
79111 Freiburg

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrags oder zur Abrechnung unserer Leistungen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit Daten betrieblicher Ansprechpartner verarbeitet werden, erfolgt dies ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die in Lexware Office gespeicherten Daten werden entsprechend den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht oder in der Verarbeitung eingeschränkt, sofern keine weiteren gesetzlichen oder berechtigten Aufbewahrungsgründe bestehen.

Soweit Lexware Office Unterauftragsverarbeiter außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums einsetzt, erfolgt eine Übermittlung nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO und der im Vertrag über Auftragsverarbeitung vereinbarten Garantien.

9. KI-gestützte Verarbeitung mit OpenAI

9.1 Eingesetzte Dienste

Zur Unterstützung und Automatisierung definierter interner Arbeitsabläufe verwenden wir Dienste von OpenAI. Hierzu gehören:

  • ChatGPT Business, vormals ChatGPT Team, einschließlich verfügbarer Agentenfunktionen, und
  • die OpenAI API, die über Microsoft Power Automate in unseren automatisierten E-Mail- und Dokumentenworkflow eingebunden ist.

Anbieter beziehungsweise Auftragsverarbeiter für Daten aus dem Europäischen Wirtschaftsraum ist:

OpenAI Ireland Ltd.
1st Floor, The Liffey Trust Centre
117–126 Sheriff Street Upper
Dublin 1, D01 YC43
Irland

Mit OpenAI besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

9.2 Zwecke der KI-gestützten Verarbeitung

Die Dienste werden insbesondere für folgende unterstützende Tätigkeiten eingesetzt:

  • Klassifizierung und Sortierung eingehender geschäftlicher E-Mails,
  • Erkennung und Zuordnung zu Kunden, Aufträgen, Projekten oder Vorgängen,
  • Extraktion bestimmter Informationen aus Nachrichtentexten und Dokumenten,
  • Erkennung von Rechnungen, Terminangaben und auftragsbezogenen Informationen,
  • strukturierte Ablage und Weiterleitung innerhalb unserer eingesetzten Systeme,
  • Zusammenfassung von Nachrichten und Unterlagen,
  • Vorbereitung von Bearbeitungsvorschlägen und Antwortentwürfen,
  • Unterstützung bei Recherche-, Dokumentations- und Verwaltungsaufgaben.

Dabei können abhängig vom jeweiligen Vorgang insbesondere Absender- und Empfängerdaten, Kontaktdaten, Betreffzeilen, Nachrichtentexte, Zeitstempel, Anhänge sowie kunden-, projekt-, objekt-, anlagen-, auftrags- und abrechnungsbezogene Informationen verarbeitet werden.

Der automatisierte E-Mail- und Dokumentenworkflow befindet sich derzeit in Vorbereitung. Sobald er produktiv eingesetzt wird, wird er so ausgestaltet, dass nur diejenigen Daten an OpenAI übermittelt werden, die für den jeweiligen Bearbeitungsschritt erforderlich sind. Anhänge und vollständige Dokumente werden dabei nur verarbeitet, soweit dies für den festgelegten Zweck erforderlich ist.

9.3 Rechtsgrundlagen

Soweit die KI-gestützte Verarbeitung zur Bearbeitung einer Anfrage oder zur Anbahnung beziehungsweise Durchführung eines Vertrags mit der betroffenen Person erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei der Verarbeitung von Daten betrieblicher Ansprechpartner, Projektbeteiligter oder sonstiger Dritter erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer zeitnahen, strukturierten, nachvollziehbaren und möglichst fehlerarmen Bearbeitung unserer geschäftlichen Kommunikation und Unterlagen.

Im Rahmen der Interessenabwägung berücksichtigen wir insbesondere, dass die Systeme nur für festgelegte Unterstützungszwecke eingesetzt werden, Zugriffe beschränkt werden, eine Datenminimierung erfolgt und wesentliche Ergebnisse einer menschlichen Kontrolle unterliegen.

Die automatisierten Abläufe sind nicht auf die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO ausgerichtet. Soweit solche Daten in eingehenden Unterlagen enthalten sind, werden sie nach Möglichkeit von der automatisierten KI-Verarbeitung ausgenommen. Eine Verarbeitung erfolgt nur, wenn zusätzlich eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegt.

9.4 Keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen

Die eingesetzten Systeme dienen der Unterstützung und Vorbereitung unserer Arbeit. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die gegenüber einer Person rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Insbesondere werden folgende Entscheidungen nicht allein durch ein KI-System getroffen:

  • fachliche und technische Bewertungen,
  • Feststellungen und Freigaben in Prüfberichten,
  • verbindliche Entscheidungen über das Bestehen oder Nichtbestehen einer Prüfung,
  • rechtsgeschäftliche oder sonstige verbindliche Erklärungen,
  • die endgültige Freigabe wesentlicher Kundenkommunikation,
  • die dauerhafte Löschung auftrags- oder prüfbezogener Unterlagen.

Von den Systemen erzeugte Zuordnungen, Zusammenfassungen, Entwürfe und sonstige Ergebnisse können fehlerhaft oder unvollständig sein und werden vor einer maßgeblichen Weiterverwendung kontrolliert.

9.5 Verwendung zu Trainingszwecken

OpenAI erklärt für ChatGPT Business und die OpenAI API, dass Ein- und Ausgaben aus Geschäftskonten standardmäßig nicht zum Training oder zur Verbesserung der zugrunde liegenden Modelle verwendet werden. Eine freiwillige Freigabe von API-Daten zu Trainings- oder Verbesserungszwecken wird von uns nicht aktiviert.

9.6 Agentenfunktionen und verbundene Datenquellen

Soweit eine Agentenfunktion eingesetzt wird, kann diese abhängig vom erteilten Auftrag auf freigegebene Dateien, Anwendungen oder Websites zugreifen und dort Informationen abrufen oder Verarbeitungsschritte vorbereiten.

Es werden nur solche Anwendungen und Datenquellen freigegeben, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Berechtigungen werden auf das notwendige Maß beschränkt. Besonders schutzbedürftige Aktionen und wesentliche externe Übermittlungen unterliegen einer menschlichen Kontrolle.

Soweit die eingesetzte Agentenfunktion eine virtuelle Browserumgebung verwendet, können im Rahmen eines Vorgangs zusätzlich Browserinteraktionen, Browserverläufe und Screenshots verarbeitet werden. Ruft der Agent externe Websites oder Anwendungen auf, können die jeweiligen Anbieter technische Verbindungsdaten und die bewusst an sie übermittelten Informationen erhalten.

9.7 Speicherdauer bei OpenAI

In ChatGPT Business verarbeitete Inhalte werden entsprechend unserem internen Löschkonzept gelöscht, wenn sie für den jeweiligen Arbeitsvorgang nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen oder sonstigen berechtigten Aufbewahrungsgründe bestehen.

OpenAI gibt für regulär gelöschte oder nicht gespeicherte Inhalte in ChatGPT Business grundsätzlich eine technische Löschung innerhalb von bis zu 30 Tagen an, sofern keine gesetzlichen oder sicherheitsbedingten Ausnahmen bestehen.

Bei Verwendung des ChatGPT-Agenten können Unterhaltungen, Browserverläufe und zugehörige Screenshots bis zur Löschung der jeweiligen Unterhaltung gespeichert bleiben. Nach Angaben von OpenAI können gelöschte Agentenunterhaltungen und zugehörige Screenshots innerhalb von bis zu 90 Tagen aus den Systemen entfernt werden.

Bei Nutzung der OpenAI API können standardmäßig Missbrauchsüberwachungsprotokolle erzeugt werden, die Eingaben, Ausgaben oder daraus abgeleitete Metadaten enthalten können. Diese werden grundsätzlich bis zu 30 Tage aufbewahrt, sofern keine abweichenden Aufbewahrungseinstellungen aktiviert sind oder eine längere Aufbewahrung gesetzlich erforderlich beziehungsweise zum Schutz der Dienste notwendig ist.

9.8 Drittlandübermittlungen

Bei der Nutzung von OpenAI kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den Vereinigten Staaten, nicht ausgeschlossen werden.

Nach dem mit OpenAI bestehenden Datenschutz-Nachtrag werden Daten aus dem Europäischen Wirtschaftsraum unter Verantwortung von OpenAI Ireland Ltd. verarbeitet. Soweit OpenAI Daten an verbundene Unternehmen oder Unterauftragsverarbeiter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt, erfolgt dies nach den vertraglichen Angaben auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

10. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können im Rahmen der genannten Zwecke insbesondere an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

  • Anbieter von Hosting-, E-Mail-, Cloud- und IT-Diensten,
  • Microsoft als Anbieter von Microsoft 365, OneDrive und Power Automate,
  • OpenAI als Anbieter von ChatGPT Business und der OpenAI API,
  • Haufe Service Center GmbH als Auftragsverarbeiter für Lexware Office,
  • Steuerberater und sonstige zur Buchhaltung oder Prüfung berechtigte Stellen,
  • Behörden und öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
  • Rechtsanwälte, Versicherungen oder sonstige beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater, soweit dies zur Wahrung unserer Rechte erforderlich ist,
  • am Auftrag beteiligte Stellen, soweit die Übermittlung für die Durchführung des jeweiligen Auftrags erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Auftragsverarbeiter werden auf Grundlage von Verträgen nach Art. 28 DSGVO eingesetzt. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht, die Weitergabe zur Vertragsdurchführung erforderlich ist, ein überwiegendes berechtigtes Interesse besteht oder eine andere Rechtsgrundlage vorliegt.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Für die Speicherdauer gelten insbesondere folgende Kriterien:

  • Anfragen ohne anschließenden Auftrag werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine berechtigten Gründe für eine vorübergehende weitere Aufbewahrung bestehen.
  • Vertrags-, Auftrags-, Projekt- und Prüfdaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung sowie anschließend im Rahmen der gesetzlichen Verjährungs-, Nachweis- und Aufbewahrungsfristen gespeichert.
  • Rechnungs-, Buchungs- und steuerlich relevante Unterlagen werden entsprechend den geltenden handels- und steuerrechtlichen Vorschriften aufbewahrt.
  • Arbeitskopien, temporäre Dateien und KI-generierte Zwischenergebnisse werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Bearbeitungsschritt nicht mehr erforderlich sind.
  • Soweit Daten ausschließlich aufgrund einer Einwilligung verarbeitet werden, werden sie nach Widerruf der Einwilligung gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage für ihre weitere Verarbeitung besteht.
  • Daten, die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden, können bis zum Abschluss des jeweiligen Verfahrens beziehungsweise bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen gespeichert werden.

Gesetzlich aufzubewahrende Daten werden nach Möglichkeit für andere Verarbeitungszwecke gesperrt beziehungsweise in ihrer Verarbeitung eingeschränkt.

12. Erforderlichkeit der Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten kann für die Bearbeitung einer Anfrage, den Abschluss eines Vertrags oder die Durchführung einer Prüfung erforderlich sein.

Ohne die erforderlichen Kontakt-, Auftrags-, Objekt- oder Anlagendaten können wir eine Anfrage gegebenenfalls nicht bearbeiten, kein Angebot erstellen oder eine beauftragte Leistung nicht ordnungsgemäß durchführen und dokumentieren.

Eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nur, soweit dies im Einzelfall ausdrücklich vorgesehen ist. Freiwillige Angaben sind entsprechend gekennzeichnet beziehungsweise ergeben sich aus dem jeweiligen Zusammenhang.

13. Beschwerderecht

Unbeschadet anderer verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe haben betroffene Personen das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Die für unseren Unternehmenssitz zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte
Maternistraße 17
01067 Dresden
Telefon: +49 351 85471-101
Betroffene können sich auch an eine Aufsichtsbehörde an ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, ihrem Arbeitsplatz oder am Ort des mutmaßlichen Datenschutzverstoßes wenden.

14. Stand und Änderung dieser Datenschutzhinweise

Stand: Juli 2026

Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich unsere Verarbeitungsverfahren, die von uns eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Website abrufbar.